Un processus simple pour éviter l’accumulation inutile
Finir proprement quand on travaille avec des projets multiples, des outils numériques variés et une quantité importante d’échanges n’est pas une question d’organisation. C’est un problème de ce qui reste une fois le travail fait.
Avec le temps, j’ai compris une chose simple : ce qui encombre n’est pas le travail en cours, mais ce qui n’a jamais été clairement clos.
Le vrai enjeu n’est pas de tout garder
Les outils numériques encouragent l’accumulation : essais, discussions, versions intermédiaires, historiques complets. Or, tout ne mérite pas d’être conservé. Ce qui compte, ce n’est pas le chemin parcouru, mais ce qui fait référence si l’on revient sur un sujet des mois plus tard.
Un principe simple pour finir proprement
Ainsi, à l’issue d’un projet, d’une phase ou d’une discussion structurante, finir proprement consiste à faire exister un seul document de référence. Ce document devient alors le point d’entrée unique. Le reste a servi à travailler, pas à durer.
Trois formes suffisent
Selon la situation, le document de référence prend l’une des trois formes suivantes.
1. Synthèse décisionnelle
Quand des choix ont été actés.
On y trouve :
- les décisions prises,
- les points stabilisés,
- ce qui a été écarté,
- le statut de la situation.
2. Note de repères
Quand il faut conserver un cadre, une méthode ou des principes.
On y trouve :
- l’objet de la note,
- les contraintes,
- les principes retenus,
- les repères utiles,
- ce qu’il vaut mieux éviter.
3. Rapport de situation
Quand une étape est terminée, mais que le projet continue.
On y trouve :
- le périmètre couvert,
- l’état actuel,
- ce qui reste en cours,
- les points de vigilance,
- la condition de passage à la suite.
Ce que ce processus ne réalise pas
Il ne documente pas tout. Il ne raconte pas l’historique. De plus, il ne cherche pas à justifier.
Son objectif est simple : permettre de reprendre un travail sans relire le passé.
Cette question de ce qui fait référence une fois le travail terminé rejoint les notions de gestion électronique de documents et d’archivage.
Le reste peut rester… sans exister
En revanche, les échanges, brouillons et discussions intermédiaires peuvent rester stockés, ne présentent plus de statut actif et ne sont plus entretenus. Par ailleurs, ils sortent simplement du circuit.
Pourquoi j’y tiens
Cette discipline de clôture s’inscrit dans une réflexion plus large sur la gestion du temps et des priorités, notamment à travers la gestion des domaines d’activités avec la méthode des couleurs.
Avec le recul, après plusieurs décennies de travail avec l’informatique, la musique et le collectif, j’ai appris que la clarté vaut plus que l’exhaustivité, que finir est un acte et qu’alléger est une décision.
Ce processus n’est pas une méthode universelle. C’est une discipline de clôture, au service du temps et de l’attention.